Understanding the 4 Types of Tender and Tendering Processes

Understanding the 4 Types of Tender and Tendering Processes खरीद और अनुबंध अधिग्रहण के क्षेत्र में, विभिन्न प्रकार की निविदाओं और उनकी संबंधित निविदा प्रक्रियाओं को समझना सर्वोपरि है। एक अच्छी तरह से संरचित निविदा रणनीति किसी भी व्यावसायिक प्रयास की दक्षता और सफलता पर महत्वपूर्ण प्रभाव डाल सकती है। इस व्यापक मार्गदर्शिका में, हम चार मुख्य प्रकार की निविदाओं और उनसे जुड़ी प्रक्रियाओं की जटिलताओं पर प्रकाश डालते हैं, और उन प्रमुख पहलुओं पर प्रकाश डालते हैं जो सफल परियोजना निष्पादन और खरीद का मार्ग प्रशस्त करते हैं।

Contents

Introduction to 4 Types of Tender and Tendering Processes–

Tendering, in essence, is the formal process by which organizations invite bids for major projects or procurements. The objective is to ensure transparency, fair competition, and value for money. There are four primary types of tender, each catering to specific project requirements and business objectives:

[संक्षेप में, टेंडरिंग एक औपचारिक प्रक्रिया है जिसके द्वारा संगठन प्रमुख परियोजनाओं या खरीद के लिए बोलियाँ आमंत्रित करते हैं। इसका उद्देश्य पारदर्शिता, निष्पक्ष प्रतिस्पर्धा और पैसे का मूल्य सुनिश्चित करना है। चार प्राथमिक प्रकार के टेंडर हैं, प्रत्येक विशिष्ट परियोजना आवश्यकताओं और व्यावसायिक उद्देश्यों को पूरा करते हैं:]

1-Open Tendering

Open tendering, also known as public tendering, is a process where any interested and qualified supplier can submit their bid. This method promotes competition and is often used for straightforward projects with well-defined requirements. The process begins with a public announcement and involves multiple stages, including proposal submission, evaluation, and contract award.

[खुली निविदा, जिसे सार्वजनिक निविदा के रूप में भी जाना जाता है, एक ऐसी प्रक्रिया है जहां कोई भी इच्छुक और योग्य आपूर्तिकर्ता अपनी बोली जमा कर सकता है। यह पद्धति प्रतिस्पर्धा को बढ़ावा देती है और अक्सर अच्छी तरह से परिभाषित आवश्यकताओं के साथ सीधी परियोजनाओं के लिए उपयोग की जाती है। प्रक्रिया एक सार्वजनिक घोषणा के साथ शुरू होती है और इसमें प्रस्ताव प्रस्तुत करना, मूल्यांकन और अनुबंध पुरस्कार सहित कई चरण शामिल होते हैं।]

2-Selective Tendering

Selective tendering involves inviting a pre-qualified list of suppliers to submit bids. This approach is suitable for projects that require specific expertise or qualifications. The process begins with the identification of potential suppliers, followed by the issuance of invitations to submit bids. This method ensures that only qualified suppliers with relevant experience participate, streamlining the evaluation process.

[चयनात्मक निविदा में बोली जमा करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं की पूर्व-योग्य सूची को आमंत्रित करना शामिल है। यह दृष्टिकोण उन परियोजनाओं के लिए उपयुक्त है जिनके लिए विशिष्ट विशेषज्ञता या योग्यता की आवश्यकता होती है। प्रक्रिया संभावित आपूर्तिकर्ताओं की पहचान के साथ शुरू होती है, जिसके बाद बोलियां जमा करने के लिए निमंत्रण जारी किए जाते हैं। यह विधि सुनिश्चित करती है कि केवल प्रासंगिक अनुभव वाले योग्य आपूर्तिकर्ता ही भाग लें, जिससे मूल्यांकन प्रक्रिया सरल हो जाएगी।]

3-Negotiated Tendering

Negotiated tendering is employed when a project’s complexity requires close collaboration between the buyer and potential suppliers. Unlike open or selective tendering, this process allows for direct negotiations with a single supplier or a select few. It is often used for unique projects where specifications are not clearly defined or require customization. Negotiated tendering enables flexibility in terms of design and execution.

[जब किसी परियोजना की जटिलता के लिए खरीदार और संभावित आपूर्तिकर्ताओं के बीच घनिष्ठ सहयोग की आवश्यकता होती है तो बातचीत के आधार पर निविदा का सहारा लिया जाता है। खुली या चयनात्मक निविदा के विपरीत, यह प्रक्रिया किसी एकल आपूर्तिकर्ता या कुछ चुनिंदा लोगों के साथ सीधी बातचीत की अनुमति देती है। इसका उपयोग अक्सर अद्वितीय परियोजनाओं के लिए किया जाता है जहां विशिष्टताओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं किया जाता है या अनुकूलन की आवश्यकता होती है। बातचीत के जरिए निविदा डिजाइन और निष्पादन के मामले में लचीलेपन को सक्षम बनाती है।]

4-Single-Stage and Two-Stage Tendering

Single-stage tendering involves a straightforward process where suppliers submit a complete bid in response to the buyer’s requirements. Two-stage tendering, on the other hand, separates the technical proposal from the financial bid. This allows for initial evaluation of concepts and designs before moving on to pricing. Two-stage tendering is suitable for complex projects where collaboration and innovation are key.

[सिंगल-स्टेज टेंडरिंग में एक सीधी प्रक्रिया शामिल होती है जहां आपूर्तिकर्ता खरीदार की आवश्यकताओं के जवाब में पूरी बोली जमा करते हैं। दूसरी ओर, दो-चरणीय निविदा तकनीकी प्रस्ताव को वित्तीय बोली से अलग करती है। यह मूल्य निर्धारण पर आगे बढ़ने से पहले अवधारणाओं और डिजाइनों के प्रारंभिक मूल्यांकन की अनुमति देता है। दो-चरणीय निविदा जटिल परियोजनाओं के लिए उपयुक्त है जहां सहयोग और नवाचार महत्वपूर्ण हैं।]

The Tendering Process: A Step-by-Step Guide

Successful tendering hinges on a systematic and well-executed process. Here’s a step-by-step breakdown of a typical tendering process:

Project Planning and Documentation – Define project requirements, objectives, and scope. Prepare all necessary documentation, including technical specifications, terms and conditions, and evaluation criteria.
Invitation to Tender– Issue an official invitation to potential suppliers based on the chosen tendering type. Provide a clear overview of the project and requirements.
Supplier Submissions —– Suppliers prepare and submit their bids within the specified timeframe. Bids include technical proposals, project timelines, and cost estimates.
Bid Evaluation — Evaluate submitted bids based on predetermined criteria. Technical, financial, and qualitative aspects are carefully assessed.
Negotiations (if applicable) — For negotiated tendering, engage in direct discussions with suppliers to refine details, scope, and pricing.
Contract Award – Select the winning bid based on the evaluation process. Notify the chosen supplier and commence contract negotiations.
Contract Execution – Finalize the contract details and officially award the contract. Monitor project progress and ensure compliance with terms.

Mermaid Diagram

Below is a simplified Mermaid diagram depicting the stages of a typical tendering process:

graph LR
A[Project Planning and Documentation] –> B[Invitation to Tender]
B –> C[Supplier Submissions]
C –> D[Bid Evaluation]
D –> E[Negotiations (if applicable)]
E –> F[Contract Award]
F –> G[Contract Execution]

Conclusion

कुशल खरीद और परियोजना निष्पादन चाहने वाले संगठनों के लिए विभिन्न प्रकार की निविदाओं और उनकी संबंधित निविदा प्रक्रियाओं में महारत हासिल करना महत्वपूर्ण है। परियोजना की विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए अपने दृष्टिकोण को तैयार करके, आप प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकते हैं, सहयोग बढ़ा सकते हैं और सर्वोत्तम संभव परिणाम सुरक्षित कर सकते हैं। जैसे ही आप निविदा के गतिशील परिदृश्य को नेविगेट करते हैं, ध्यान रखें कि आपके प्रयासों की सफलता सावधानीपूर्वक योजना, रणनीतिक निर्णय लेने और प्रत्येक प्रकार की निविदा प्रक्रिया के भीतर बारीकियों की गहरी समझ पर निर्भर करती है।